Pflege einer naturwissenschaftlichen Sammlung

Überblick

Zeitliche Planung

Wie lange dauert es eine Sammlung zu inventarisieren? Das hängt von folgenden Faktoren ab:

  1. Wie viele und welche Art von Räumen sind vorhanden?
    • Zwei Typen von Räumen sind zu unterscheiden. Die Sammlung und die Unterrichtsräume. Die Unterrichtsräume haben wesentlich weniger Schränke und enthalten zumeist nur die Schülergeräte/-experimentierkästen.
  2. Wie aufgeräumt ist die Sammlung bereits?
    • Eine unaufgeräumte Sammlung sollte zunächst in Ordnung gebracht werden: Schränke thematisch ordnen, offensichtlich defekte Geräte und kaputte Materialien an einen speziellen Platz sammeln. Denken Sie immer daran, dass die Medien recht teuer sind. Reparaturen, Instandhaltungen oder Ersatzbeschaffungen sind ein anderer finanzieller Topf als Neuanschaffungen. Daher wichtig: NIEMALS ein defektes Gerät einfach so wegwerfen oder entsorgen!
  3. Wie wieviele Geräte sind vorhanden und wie alt sind diese?
    • Eine gute Sammlung hat gut und gerne 2000 unterschiedliche Medien-/Gerätearten. Da Sammlungen in der Regel über Jahrzehnte gewachsen sind, finden sich viele Geräte, die zwar noch funktionieren, aber mittlerweile durch neuere Geräte ersetzt werden sollten, sofern Mittel dafür vorhanden sind. Gerade jetzt (2019) in Zeiten der Digitalisierung sollten alte Messwerterfassungssysteme durch neuere und bessere ersetzt werden.
  4. Sind die Medien mit einer Katalog Nummer versehen?
    • Die großen Hersteller wie LD oder Phywe haben die Geräte fast immer gut mit einer Identifikationsnummer (Katalog-Nr.) versehen. Das macht die Indentifikation sehr einfach. Es gibt allerdings auch Medien, die nicht so einfach zu identifizieren sind oder Hersteller, die gänzlich auf so etwas an den Geräten verzichten. Da hilft nur Erfahrung und der Blick in (alte) Kataloge. Letzteres dauert entsprechend länger.
  5. Gibt es bereits Excel Listen?
    • Für die grobe Übersicht sind vielerorts mindestens schon Excel Listen vorliegen, zumeist ausgedruckt an den Schränken hängend. Das hilft für die Identifizierung und Bestandsaufnahme der Geräte aber kann auch, sofern die Dateien noch vorliegen, als Import verwendet werden. Der LaborManager LabMa unterstützt das Importieren von CSV Dateien.

Hat man alle Antworten zusammen, so merkt man, dass einiges an Arbeit ansteht.

Die Beschriftung von Schränken ist dabei noch die leichteste Aufgabe, wenn eh noch nicht geschehen. Aufräumen einer Sammlung findet zumeist auch noch statt. Darüber hinaus wird es schwierig.

Grobe Zeitplanung: 5 Minuten pro Medium/Gerät, sofern man sehr Erfahren ist, kann dieses Zeitfenster auf 2 Minuten reduziert werden. Würde aber immer noch 4000 Minuten ausmachen (und somit ca. 66 Stunden (8 Tage) – bei 5 Minuten ca. 20 Tage.

Tipp 1: Wenn es für diese Arbeit keine Entlastung gibt – nicht machen. Klingt hart, aber nicht zu ändern. Natürlich kann man in seinem kleinen Rahmen immer was gestalten, aber Nebenarbeiten ohne Entlastung sollte man nicht anfangen oder sich dafür verantwortlich fühlen. Ein Sammlungsleiter sollte gut 1-2 Stunden pro Woche für diese Arbeit entlastet werden.

Problem: Das Material gehört dem Schulträger, bezahlt wird der Lehrer vom Dienstherren. Daher mein Tipp 2:

Tipp 2: Sprechen Sie mit dem Schulträger über eine finanzielle Entschädigung für diese Arbeit. Veranschlagen Sie gerne 35 € / Stunde und melden Sie die Nebentätigkeit ordnungsgemäß beim Dienstherren (und Finanzamt) an. Veranschlagen Sie ein realistisches Stundenkontigent und verschieben Sie diese Tätigkeit auf die Ferien. Herbstferien eignen sich recht gut.

Lehnt der Schulträger dieses Angebot auch ab – wieder mein Tipp: Nicht machen.

Auch hier als Hinweis, dass Schulen viele Kosten für Instandhaltung und Verwaltung haben. Eine professionelle Inventarisierung der Sammlung bei einem geschätzten Wert von über einer halben Millionen Euro sollte dem Schulträger etwas wert sein – oder es müsste eine Person dafür eingestellt werden. An manchen Schulen gibt es so jemanden tatsächlich und ist für die dortigen Lehrpersonen eine große Hilfe.

Auch zu bedenken: Einmal im Jahr müssen die Geräte (230V) einer VDE Prüfung nach 0701/0702 unterzogen werden. Das kostet den Schulträger pro Gerät ca. 3 bis 5 €. Kurz um gesagt: Dafür ist Geld da. Über den Sinn und Zweck dieser Prüfung darf man nicht streiten - sie ist wichtig.

Und nochwas: Viele Geräte müssen nicht in den Abstand von einem Jahr geprüft werden. Der Abstand kann verlängert werden. Grund: Die Geräte haben in der Regel sämtliche Prüfzeichen (CE, VDE, ...), sind zum Teil Schutzisoliert (Schutzklasse 2) und werden von Fachleuten (Lehrer) in extra gesicherten Räumen (Labor/Fachraum) genutzt. Ein schönes(extremes) Beispiel ist immer der Beamer, der an der Decke hängt und mit der Fernbedienung an und ausgeschaltet wird. Warum so ein Gerät einmal im Jahr geprüft werden muss, ist nicht nachvollziehbar. Alle drei bis fünf Jahre wäre ausreichend. Der LaborManager LabMa hat bereits die Grundlage integriert, diese Prüfungen mit zu verwalten und in einer späteren Version kann dahingehend auch eine Gefährdungsbeurteilung erstellt werden. Das würde für den Schulträger eine deutliche Kostenersparnis bringen.

Der LaborManager LabMa ist im übrigen Mehrbenutzerfähig. D.h. auch der Schulträger kann Zugriff auf diese Daten haben und sich jederzeit über den Fortschritt der Arbeit informieren.