Der Sammlungsleiter

Dieser Artikel ist für Sammlungsleiter oder für solche, die es werden wollen, gedacht. In Hinblick der zunehmenden Digitalisierung stellt sich die Frage, ob es sich lohnt, seine Sammlung z.B. mit dem LaborManager LabMa zu digitalisieren. Eine Frage, die ich immer bejahe, allerdings steht man dabei auch vor einigen Problemen und Herausforderungen, die es vorher zu bedenken gibt.

Dieser Artikel soll demnach eine Entscheidungshilfe sein. Aber auch sonst können die Tipps natürlich für eine (analoge) Verwaltung genutzt werden.

Überblick

Pflege einer naturwissenschaftlichen Sammlung

Räumlichkeiten

In öffentlichen Gebäuden haben die Räumlichkeiten eine eindeutige Bezeichnung. Grundsätzlich empfiehlt es sich für die Inventarisierung auch das Gebäude mit anzugeben, also in der Form:

  Gebäude  → Raum  →

Für die meisten weiterführenden Schulen passt das auch, da diese zumeist über mehr als ein Gebäude verfügen. In den Räumlichkeiten befinden sich die Schränke, die, wenn noch nicht vorhanden, beschriftet werden müssten. Ob nun die Schränke mit 1, 2, 3, … oder A, B, C, … bezeichnet werden, hängt vom persönlichen Geschmack ab.

  Gebäude  →  Raum  → Schrank 1  →
  Gebäude  →  Raum  → Schrank 2  →

Sind Schränke in Gruppen zusammengefasst, empfiehlt es sich, diese Blöcke noch zusätzlich zu bezeichnen. Meistens sind in Sammlungen Schränke thematisch zusammengestellt.

  Gebäude  →  Raum  → Block 1  → Schrank 1  →
  Gebäude  →  Raum  → Block 1  → Schrank 2  →

Innerhalb der Schränke befinden sich Regale. Man sollte sich nicht die Mühe machen, Regale zu beschriften, sondern sich an eine Regel zu halten: Die Zählung erfolgt von unten nach oben. So ist das unterste Regal die Nummer eins. Mancherorts sind auch Schubladen innerhalb der Schränke. Da wird dann ebenso verfahren.

  Gebäude  → Raum  → Schrank 1  → Regal 1
  Gebäude  → Raum  → Schrank 1  → Regal 2
  Gebäude  → Raum  → Schrank 1  → Regal 3

  Gebäude  → Raum  → Schrank 2  → Schublade 1
  Gebäude  → Raum  → Schrank 2  → Schublade 2
  Gebäude  → Raum  → Schrank 2  → Regal 1
  Gebäude  → Raum  → Schrank 2  → Regal 2

Ob nunmehr innerhalb der Regale weiter unterteilt wird (Box 1, Box 2, …) ist dem persönlichen Geschmack überlassen. Es gibt Situationen, da macht das Sinn. Das könnte z.B. dann sein, wenn in einem Regal Sortimentskästen mit Sicherungen oder Bauteile untergebracht sind.

Der LaborManager sieht es vor, die Ablagen hierarchisch beliebig tief zu organisieren.

Tipp für die Beschriftung:
Beschriften Sie Schränke außen und möglichst auch innen, so dass Sie in der Lage sind, bei geöffneter Schranktür die Schranknummer lesen zu können. Das erspart Ihnen das Auf-und Zuklappen der Schranktüren, wenn Sie gerade direkt vorm Schrank stehen.